Coordenação de Registros Escolares

À Coordenação de Registros Escolares compete:

I – elaborar o planejamento anual das atividades inerentes a SGDE (Secretaria Geral de Documentação Escolar), especificando as atribuições de cada servidor do setor;

II – manter um arquivo atualizado com toda a legislação educacional pertinente à SGDE (Secretaria Geral de Documentação Escolar);

III – cumprir e fazer cumprir a legislação educacional, a organização didática do IFMT, bem como todas as normas e instruções em vigência;

IV – responsabilizar-se pelo expediente, arquivo, escrituração escolar e por todos os serviços relativos à SGDE (Secretaria Geral de Documentação Escolar);

V – subscrever documentos acadêmicos dos estudantes, egressos ou outros, considerando a legislação educacional e normas do IFMT em vigência;

VI – atender estudantes, servidores e público em geral, prestando-lhes informações e esclarecimentos referentes aos diversos serviços relativos a SGDE (Secretaria Geral de Documentação Escolar), à legislação de ensino vigente, às disposições do Manual de Procedimentos da Secretaria Geral de Documentação Escolar do IFMT e aos cursos mantidos;

VII – manter em ordem e atualizados todos os documentos referentes à pasta de estudantes e egressos;

VIII – manter em ordem e atualizados toda a escrituração escolar e registros em sistema de gestão acadêmica definido pelo IFMT que sejam de competência da SGDE (Secretaria Geral de Documentação Escolar);

IX – efetuar as matrículas, rematrículas, trancamento e os desligamentos dos estudantes;

X – proceder à efetivação de transferências de estudantes;

XI – quando necessário, solicitar a regularização dos estudantes junto a SGDE (Secretaria Geral de Documentação Escolar);

XII – emitir diplomas, certificados e outros documentos referentes aos cursos ofertados;

XIII – encaminhar, quando necessário, os diplomas para registro no setor competente;

XIV – assinar com o Diretor Geral os diplomas, certificados, históricos e documentos escolares, de acordo com a legislação educacional em vigor, sendo ambos corresponsáveis pela veracidade do fato escolar;

XV – lavrar atas de colação de grau;

XVI – proceder à leitura da ata na cerimônia da colação de grau;

XVII – providenciar e divulgar quando pertinente, resultados bimestrais, resultados finais de rendimentos escolares e relação de estudantes em dependência;

XVIII – cooperar com outros departamentos ou setores do IFMT ou outras instituições, disponibilizando informações acadêmicas ou estatísticas pertinentes, para fins de gestão ou tomada de decisões;

XIX – elaborar editais de transferências interna e externa;

XX – incinerar documentos escolares, em conformidade com a legislação vigente;

XXI – prestar, anualmente, as informações relativas ao CENSO, nos termos da legislação em vigente;

XXII – providenciar todos os dispositivos necessários relativos a cada fechamento e início de períodos letivo;

XXIII – orientar e acompanhar a execução de tarefas auxiliares para o IFMT quando aprovado pela Direção de Ensino;

XXIV – desempenhar outras atividades correlatas e/ou afins designadas pelo Departamento de Ensino.